书信格式（现代书信的基本格式）

书信格式（现代书信的基本格式）

按通行的习惯，现代书信格式上主要涉及称呼、正文（包括问候语、主体文、祝颂语）、落款（包括署名和日期）、附注、封发（包括折信、信封书写、邮票张贴）等五个方面。

以俗体书信为例，就各部分特点、要求分述如下：

(一)称呼

称呼也称“起首语”，是古代书信“抬头”传统的延续。从信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼要和署名对应，明确自己和收信人的关系，可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。给长辈的信，若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“大哥”、“二嫂”等；给平辈的信，夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”；给晚辈的信，一般直呼其名，给师长的信，通常只写其姓或名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。

(二)正文

1、问候语

问候语是书信正文的开头，最常见的是“您好！”“近好！”“你们好”（注意不能用“您们好”），也可以依时令节气不同有所变化，如以“新年好！”“春节愉快！”“圣诞快乐！”等代之。

此外，问候语后面还可以视情况加上几句启始语，如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“近来身体是否安康？”“久未通信，甚念！”之类。问候语在称呼下一行空两格书写。应独立成段，不可直接接转下文，否则，就会违反意义单一的构段要求，变成多义段了。2、主体文

主体文是书信正文的主体部分，系交代正事，可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等，有事说事，可长可短，没有什么套路。

这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一事一段，不要把多件事情混为一谈。

3、祝颂语

祝颂语也叫颂候语、致敬语，是正文最后表示敬意、祝愿或勉励的话，也是整个书信的结尾。

俗体书信祝颂语最常用的是“祝”这一格式，前一半（“祝+第二人称代词”）可接在正文之后写，也可另起一行空两格写；后一半（具体祝福内容）必须另起一行，顶格写，以示尊敬。也可省略前一半，另起一行后空两格，直接表示祝福。

另有“此致敬礼”这个套语，其习惯写法有两种：一是不另起段，紧接着正文之后写“此致”二字，不加标点，转一行顶格写“敬礼”；二是在正文之下另起一行空两格书写“此致”，不加标点，再下一行顶格书写“敬礼”，后加惊叹号，表明祝颂的诚意和强度。需要说明的是，这一套语带有过去时代较浓的政治色彩，已经离开了作为私人书信祝颂语的固有含义，除了一些专用书信（如申请书）保留了这一格式，已被大多数人摈弃不用。如果要用于私人信件，可以采取变通的做法，不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”二字，后加感叹号或句号，表示敬意。

(三)落款

1、署名

署名与称呼首尾呼应，是对受信人的一种尊重，无论出于结构完整性的考虑还是礼节上的考虑，均不应省略。

如果是写给亲人或朋友的信，署名最好能反映与受信人的关系，在姓名之前加上自我称谓（如儿、弟、兄、侄等），后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，则一定要把姓名写全，并可根据具体情况于姓名前加注身份标识，如“XX（单位名称）职工”。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。此外，在署名之后，有时还可加上“恭呈”、“谨上”等启告语（又称具名语，是信函署名之后的谦词），以示尊敬。

署名位于祝颂语下方右侧。如祝颂语后空格较多，其下方空出半行即可；如祝颂语后空格较少，与落款之间则需空出一至二行的位置。

2、日期

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边一行，以后者较为常见。日期往往具体到年、月、日，甚至更小的时间单位，如“夜”、“凌晨”、“正午”等。有时需要写信人加上自己所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。有时还可顺带交代一下写信时的天气状况，如“严寒中”、“溽暑中”等。

(四)附注

附注位于日期下空一行位置，用于书信写完后根据需要补充交代一些内容，如附告通信地址(或电子邮箱、联系电话)，补充正文遗漏的内容(以“又及”等领起)，问候其他人(如“代问某某好”)或受托向收信人问候(如“某某附笔问候”)，附件说明或其他(如“随信附照片一张”、“另有包裹一件，请查收”)。也可空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。

(五)封发

封发属于书信的外在格式，主要包括折信、信封书写、邮票张贴等环节。信封有横、竖两种形式，目前通用的是横式信封，邮政编码和邮票位置都相对固定，按要求填写、张贴即可；需要注意的是地址和收、发信人姓名的写法：受信者地址应写于信封上方邮政编码之下，左端可与邮编第一个字符对齐；发信者地址应写于信封下方邮政编码之上，右端尽量与邮编最后一个字符对齐。收、发人地址均应从左到右书写清楚、详细，省名一般不要省略

信者名称要居正中,基本格式为“收信人全名+写信人对收信人的称呼+开启语”。受信者若为亲人，称呼可按平常叫法或其书面语填写，为同学、朋友，可简称为“友”；若为上司或生意伙伴，可用其职衔，职衔过长时可将职衔提至姓名之前，后加“先生”、“小姐”、“女士”等泛称，如“陈大文总经理”、“营业部主任陈大文先生”；受信者若非亲非故，可称“先生”、“小姐”、“女士”；若很难找到合适的称谓，则最好省掉。至于开启语，又称为启封语，是附在受信者名称后表示尊敬的词语，并非必备项目，一般写“收”或“启”即可。也可视受信者身份等选择使用雅体书信的开启语，如“陈大文总经理台启”。如果信件需要别人收转，可写“XXX烦转XXX收”。若非挂号信，写信人只须写姓氏,后加“缄”、“付”表示发出，如“陈缄”。如用印有自己机构地址的信封,写信者姓氏则可略去。另外，借鉴传统书信做法，为了表示对受信人的尊重，折信不仅要有规则，还要注意让文字及受信者名称向外。二、雅体与俗体的区别

雅体和俗体是现代书信在实际运用中逐渐演变形成的两种体式，前者是对旧体书信某种程度上的继承，后者则是文化普及的结果。二者区别主要体现在五个方面：

一是称呼格式不同。俗体书信用口语，平常怎么叫，信上就怎么写，或在平常称呼前加上一些表达感情的用语；而雅体书信用书面语，在名字(一般姓和名不对举)后面加“君、兄、先生”(此三者都不分性别)、“贤弟”或“老师”、“经理”、“局长”等职衔，有时还需按受信人身份在称谓之后加提称知照语(即表敬语)，如“陈懂事长钧鉴”、“李主任台鉴”等，参见下表：

受信人身份师长一般平辈宗教界文教界政界军警界部门主管

提称知照语函丈/专鉴/赐鉴大鉴/台鉴/英鉴道鉴/文鉴/清鉴道席/清鉴/雅鉴钧鉴/勋鉴/垂鉴钧鉴/钧座/幕下

钧鉴

二是祝颂用语不同。虽然二者都讲究因人、因具体情况选用适当的词表示祝颂，但俗体书信常用“祝”格式，雅体书信则以“颂安”为其基本模式，分为“颂”（即请候语）、“安”（即安好语）两部分。“颂”有“请、问、询、叩”等变化形式，其前可加“恭、敬、即、顺、并”等词语；“安”有“祺、祉、禧、吉祥、平安”等同义词语，其前可根据时令、职业等加“金、台、旅、近、春、暑、俪、双、痊、编、教、撰、著”之类词语。如“请候语”接着最末一句出现，则“安好语”必须另行顶格。如在信末另行书写祝颂语,则采用“请候语+空格+安好”格式,如:“即颂商祈!”。雅体书信祝颂语与受信人身份对应情况如下表：

身份长辈一般平辈宗教界文教界财经界军政界

请候语恭颂/敬请/叩请

即颂/恭颂顺颂/敬请

安好语

台安/台祺/大安道安/法安教安/文祺/道安商祺/筹安/财安政安/勋祺

有权责者

钧安/钧祺

三是语体色彩不同。俗体书信的语言全用白话，而雅体书信则可用半文半白的“语体文”或白话中夹杂一些文言文，如“自羊城与君一别，常怀云树之思”、“自违道范，转瞬年余”、“展颂琅函，如亲雅教”、“容他日言旋，再当仰瞻华宇”等，也可适量用些典故。个别礼仪性较重或较郑重的信函，还可使用一些套语。常用套语及其白话对译如下:台端/阁下尊函/大函/来函领悉/敬悉/收悉顷接荷蒙如蒙俯允兹因

是项/是日/是次未克作复特此函达至深感铭

你你的来信已收到刚收到得到你

如果得到你的答允这因为

这一项/这一天/这一次未能回复

特别写这封信给你十分感激

四是启告语不同。俗体书信大多不用，所用亦往往限于“恭呈”、“谨上”等词；雅体书信则讲究在具名之后视受信人身份或写信目的加上相应的启告语：写给尊长，可加叩、叩上、叩禀、谨禀、敬禀、拜上、百拜、再拜、敬复、拜复等词；写给平辈，可加谨启、手肃、上言、上书、鞠躬、鞠启、脱帽、敬上、顿首、谨肃、谨复、敬启、亲笔、谨献（送礼信用）等词；写给晚辈，可加示、字、白、谕、手白、手谕等词。用于庆贺，可加叩贺、拜贺、敬贺、恭贺、谨贺、仝（同）贺、序贺（几代同贺）等词。

五是开启语不同。俗体书信开启语相对简单，往往采用“X（自己对受信者的称呼）+收”格式。雅体书信一般按身份使用开启语,如：台启、大启（平行），钧启、福启、安启、勋启（上行），收启、手启、启、收（下行），文启（文教界），玉展、懿启、慧启、芳启（女性），礼启、素启（居丧者），道启、惠启（宗教界），公启、台启（公函）等；同时，明信片只用“台收”,物品则用“查收”或“检收”。

以上是雅体与俗体的格式差异。使用雅体还是俗体，一方面要看收发双方的文化水平，另一方面要看受信人一方的文化传统，比如港、台、澳等地盛行旧体书信，与之通信即以雅体为宜。当然，收发双方的亲疏程度，也会影响到书信体式的选择，至亲至密者之间（如家人、恋人、密友）使用彬彬有礼的雅体书信，有时反而会妨碍感情的热烈表达，显得隔膜。三、一般书信的基本文模

XXXXX（称呼）：

XXXXXXXXXXX！（问候语）+XXXXXXXXXXX？（启始语）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文，交代正事）祝你（您） XXXXX！（祝颂语）

署名（自称+启告语） X X X X年X X月X X日

代问XX好！（附注）

四、一般书信的写作要求

1、目的明确。是叙情还是说理，是请托还是慰唁，是询问事情还是回答问题等，写信目的不同，内容、写法各异。

2、格式规范。称呼、问候语、正文、祝颂语、署名、日期等构成要素应基本完整，各就其位。

3、语言得体。措辞、语气要以“自谦而敬人”为原则，切合写信人与受信人关系；语体风格要相对统一，尽量避免文白夹杂。

4、表意明了。层次清晰，不可语无伦次；详略得当，不可没有重点；用语简洁，不可拐弯抹角，车轱辘话来回转。

5、书写认真，字体规范，文面整洁，美观大方。